Déplacements professionnels : vous multiplierez les compensations et remboursements de frais

Au cours d’un déplacement professionnel, les dépenses engagées par un employé sont exonérées de taxe. Toutefois, les allocations ainsi que les remboursements de paiement versés par la société à un salarié constituent un revenu imposable. Les frais kilométriques appelés également frais de déplacement concernent aussi bien les voitures que les deux-roues. Ces factures sont remboursées par les sociétés aux chefs d’entreprise, aux salariés travaillant dans le secteur public et privé.

Calculer les indemnités de déplacement professionnel

Le dédommagement des déplacements professionnels ne s’applique pas au trajet domicile-travail. Les dépenses professionnelles concernent exclusivement la réalisation d’une mission. Ainsi, lorsqu’un collaborateur se sert de sa voiture pour accomplir un service pour son employeur, ce dernier se doit de l’indemniser. Le montant de l’évaluation du remboursement respecte un barème kilométrique déterminé par l’administration fiscale. Le moyen de transport peut concerner une voiture, un deux-roues, un vélomoteur ou un scooter.

Le remboursement des charges au cours d’une mission peut être déductible de la feuille d’impôt. Par définition, les frais de déplacement sont les montants qu’un salarié réalise au cours d’un voyage ou une visite professionnelle à l’extérieur de la société. Un collaborateur est en mission pour sa société lorsqu’il est obligé de s’absenter de son domicile et de son entreprise pour accomplir une tâche.

Ce que l’on peut se faire rembourser par les frais de déplacement

Parmi les débours pris en compte dans le dédommagement des déplacements professionnels figurent l’hébergement et les titres de transport, les dépenses engagées en se rendant chez les fournisseurs et les clients, les factures de restaurant, les dépenses relatives à la participation à des congrès, séminaires et réunions d’affaires… Notons que l’URSSAF a déterminé des forfaits à appliquer en cas de grandes expéditions en métropole. Des remboursements des frais de déménagement sont prévus par l’entreprise lors des expéditions de longue durée.

Tous les ans, l’administration fiscale présente un tableau forfaitaire lié au remboursement des voyages d’affaires. Le tableau renseigne des éléments relatifs aux véhicules comme les dépenses liées à la réparation et l’entretien, la dépréciation de l’auto, l’assurance, le carburant… On peut déduire le prix des stationnements et des péages en présentant des justificatifs. Toutefois, ces dépenses ne sont pas incluses dans le barème.

Remboursement et indemnités de frais aux salariés

Tous les remboursements des dépenses avancées par l’employé dans le cadre d’une mission professionnelle pour le compte de sa société sont exonérés de taxes. Les remboursements et allocations des dépenses accordées à un salarié sont imposables. Ces dépenses peuvent être exonérées de taxe lorsqu’elles couvrent les montants concernant l’emploi ou la fonction du salarié. Les déboursements sont exonérés lorsqu’ils ne correspondent pas aux frais couverts par la déduction forfaitaire.

Les factures doivent concerner des charges justifiées et réelles. Les indemnités de repas, indemnités kilométriques, frais liés au grand déplacement, dépenses professionnelles relatives à la mobilité… sont des indemnités et allocations forfaitaires exonérées sans justificatif. Pour être exonérées, elles ne doivent pas dépasser un plafond fixé tous les ans.

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